项目启动是项目运行的第一阶段,是项目计划和实施的基础。它主要解决以下四个基本问题:项目的总目标是什么,项目的具体目标是什么,项目应该获得哪些主要成果,需要哪些项目条件。这些问题弄清了,项目的计划和实施才会有成功的基础。
项目管理者在项目启动与选定阶段应确定的五项工作是:项目总体描述,项目目标的确定,项目工作分解,项目的资源需求分析,项目管理研讨。
(一)项且总体描述
项目选定的第一步是项目总目标的确定,项目总体描述是对项目总目标的具体描述。它应包括如下要素:项目的措施和结果(即活动表现),完成的期限(时间),项目成本估算(成本备选方案)。在项目描述时,要求项目领导小组进行认真的调查分析,在描述表达方式上要注意表达行动的结果、时间和成本。
(二)项目目标的确定
确定项目目标是在项目描述之后进行的。项目描述通过对时间、成本和活动表现这三个要素的鉴别,为项目总目标的确立提供了基本信息,项目目标则是对这三个要素的进一步明确。
项目领导小组在进行项目目标的确定时要考虑项目结束时的成果及项目所面临的困难。在考虑项目成果时需考虑的方面有:活动和资金、技术、组织、市场及其他对组织机构有影响的方面。在考虑项目所面临的困难和问题的方面是,除人员、资金和时间等限制因素之外还需要注意:法律、法规对项目活动和结果有无限制,是否会因此而增加成本和风险;项目与政策的适应性;项目对环境的影响,以及随之要承担的责任和义务;财务限制,缺乏资金或手续繁琐;影响组织机构的内、外部因素,如合格人员不足、行政干预过多、人员变动大等。确定项目目标,即要弄清项目的最终成果是什么。这种最终成果只能有一个,如果认为项目有若干个目标,则要明确这些目标间的关系。一种可能是项目总目标附属了许多分目标,这些分目标可称之为阶段性成果。
确定项目目标的同时,要考虑目标的检验指标问题。一个好的项目目标,可以导致实施计划的顺利进行,同时,也可以使项目组织管理人员统一思想、达成共识,在进行项目选定和对项目目标的研讨过程中,可以用集思广益的方法或有序的小组研讨方式进行,这是成功所必需的条件。
(三)项目工作分解
项目目标的实现需要通过项目分目标的实现来完成,这些分目标一般被称为成果。同样,这些成果的取得则需要相应的活动(或称为措施)。这样,目标、成果、措施或活动便形成了项目的不同目标水平。将项目目标下的工作程序按不同水平加以细化,称作项目工作分解结构。在分解过程中,要确定所需要的资源、责任分工和有助于项目计划实施的其他方面内容。项目分解结构在文字表达上要尽量准确地反映要完成的有形工作,将活动划分到足以制定出详细工作计划为止,以便有利于项目计划的设计和逐步、逐阶段地实现项目目标。
工作分解结构的分解步骤:
1.列出主要的成果和活动;
2.列出次要的成果和活动(为实现主要的成果和活动的措施);
3.写出提纲或画出图表,表示各项成果和活动的独立性,各项活动问的联系,每项活动开始和结束及其指标等。
(四)资源需求分析
项目资源需求分析是根据工作分解中各个水平目标的要求,确定项目所需要的资源类型、数量和成本,从而为项目计划及项目责任分配提供依据。资源需求分析是项目成功不可缺少的重要工作。
项目的每项活动都要考虑所需要的人力、设施、仪器设备、物质供应和其他特殊的设备或成本要求。
(五)项目管理研讨
项目管理研讨是项目管理的一种工具,它强调对訇琢闾题舶集体讨论、集思广益,因此,项目管理研讨可以用诔颇;目枷的沭同阶段。根据不同阶段的特点,调整不同的目标和内容拳坦应该程意其程序应是相同的。
项目管理研讨的具体步骤是:收集准确与完善的数据,检测和处理数据,决策。
在项目选定过程中,项目管理研讨可能涉及到的决策包括:增加或删减项目目标或项目成果,修正工作分解结构,减少或增加资源需求量。