国际物理奥林匹克竞赛每年举办一次。由各会员国轮流主办，并由各代表团团长和一名主办国指定的主席组成国际委员会。国际委员会的任务是公平合理地评卷，监督章程规定的执行情况，决定竞赛结果。
每一会员国可选派5名高中学生或技术学校学生参加竞赛。 参加者的年龄到竞赛开始的那一天不能超过20岁。参赛代表队要有2名团长，2名团长是国际委员会的成员，条件是能胜任解答赛题，能参加竞赛试卷的讨论和评分工作，并能通晓一种国际物理奥林匹克的工作语言。国际物理奥林匹克的工作语言是英文、法文、德文和俄文。代表团到达主办国时，团长要将参加学生及团长的情况告诉主办国家组织人员。