职务说明书 百科内容来自于: 百度百科

职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点,对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细说明。它是职务分析的结果,是经职务分析形成的书面文件。职务说明书也是一种常用的应用文体,是应用写作学科研究的文种之一。

简介

综述

职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成,这类似苏联劳动心理学家编
职务说明书 职务说明书
制出的职业图谱和心理图谱,职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征;心理图谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。

职务描述

职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。

职务规范

职务规范是任职者任用条件的具体说明,二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。
编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规范集中于对任职人员的分析,职务描述侧重于反映工作定向分析的结果,职务描述可用于设计业绩评价形式,职务评价和建立报酬系统,能确定需要完成工作的教育和训练,为设计适当的招聘、选择、训练和开发计划提供依据。

内容

综述

职务说明书不存在标准格式,所以每个组织的职务说明和内容都不相同,但是作为一
职务说明书的岗位工作分析 职务说明书的岗位工作分析
般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作,参见表1:
多数职务描述有三个主要部分:职务头衔、职务确定和职务责任。职务说明书应具备以下各项内容:

职务识别

这部分位于职务说明书的首部,有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。
职务头衔是指对一组职位的称呼,如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用,第一头衔名称归纳职务活动的特点,对职务提示出一个整体概念以及职务的责任,如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任;第二它对员工有心理上的作用,如将垃圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位;第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等,如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。

功能部分

功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任,说明工作活动本身的特性和进行
职务说明书 职务说明书
工作的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任务。任务是指员工要完成的工作,或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合,职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。因此,有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。
此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的,如在室内外、温度、湿度,或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病及焦虑完成工作。它是提供员工的工作环境方面的信息。

职务说明

这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等条件和特殊的知识、能力和技能等。

举例

表1 招聘助理的职务说明书
职务头衔:招聘助理
区域:
职务说明书 职务说明书
部门:人力资源管理部
分析时间:
职务陈述:
在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人力资源档案的保存领域,完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创造性的和独立判断。
基本功能
1、制订招聘计划,交主管人员审核
2、准备招聘文件和招聘广告
3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人
4、准备与安排面试
5、对申请人进行背景调查等甄别工作
6、在招聘方面与地区经理日常工作关系
7、评估招聘活动
8、执行由人力资源经理安排的有关责任
职务说明
1、大专或本科,人力资源管理,企业行政或工业心理学;或在经验、教育、和训练方面与此相同。
2、具备选拔和人事安排的知识
3、书面和口头的表达能力
4、独立计划和组织自己活动的能力
5、人力资源计算机应用的知识
1、职务识别部分(职位名称、职位编号、所属部门、职位定员、职位职层、职位职系、职等职级、晋升方向、岗位分析日期、直接上级、直接下级)
2、职位设立目的
3、职责与工作任务
4、权利
5、内外协调关系
6、任职资格(性别、年龄、学历、专业、培训经历、工作经验、知识技能、个人素质)
7、工作条件(工作环境、工作时间特征、工作所使用工具/设备、所需记录文档)

作用

1、便于招聘和选择员工,提供人力资源规划、识别内部劳动力、提供公平就业机会和真实工作概览。
2、便于发展和评价员工,明确工作培训和技能发展,新进员工角色定位,职业生涯规划甚至业绩考核。
3、明确薪酬政策,岗位工资标准,公平报酬。
4、在工作和组织设计方面,明确了权责和工作关系以及工作流程。

写作要点

职务说明书的写作应该使用简结的、直接的方法语言和结构,充分反映出职务的
职务说明书 职务说明书
特征。
在职务分析写作过程中、应注意工人做什么、如何做和为什么要做三个方面的问题。工人做什么,是以职务上所完成的体力活动和智力活动的有关说明来表示的;如何执行劳动活动指的是执行职务任务所采取的方法或程序,有体力活动和脑力活动两种不同的程序;在考虑到职务的如何时,分析员应涉及下列问题:
1、完成这项职务的所有任务,使用了什么、工具材料和设备?
2、是否还有其他没有观察到的工具、设备、材料?如有,他们如何工作?
3、完成这项职务的所有任务,采用了什么方法或过程?
4、有没有其他的方法或过程能完成的工作?具体在职务分析写作中应考虑材料的组织,句子内容和结构以及语言的选择。
职务说明材料的组织,依赖于采用的职务分析方法和职务性质。在多数职务说明材料的场合里,信息可按有关的主要职务部分来组织,或按职务活动的进行顺序来组织。在没有其它任何合理的组织原则时,或按各种活动判断出的重要程度,或按消耗于各种活动上的时间多少来排列叙述性信息。在某些构成的职务分析程序中,如包括一系列任务的任务清单,甚至可以按照这些任务所包含的各项“责任”组织。
用于职务说明中的句子的内容,随着所用方法的改变有着很大的不同。编写职务的叙述材料时,分析员应该小心地选择语言,选定的词应当要达到简洁的同时,尽量减少用词含糊。有关单词使用的确一般原则如下:
1、宁用简单的而不用牵强的单词,限制使用不精确的的单词。
2、宁用具体的而不用抽象的单词。
3、宁用单纯的而不用迂回的单词。
教育训练系统构架 教育训练系统构架
4、宁用短的而不用长的单词。
5、有限制地使用形容词。
6、只有读者能了解时才使用有特别重要的技术术语,否则应避免或给以说明。

编写要求

1、清晰。整个岗位说明书中,对工作的描述清晰透彻,任职人员读过以后,可以明白其工作内容,无需再询问他人或查看其他说明材料。避免使用原则性的评价,专业难懂词汇须解释清楚。
2、具体。在措词上,应尽量选用一些具体的动词,如“安装”、“加工”、“传递”、“分析”、“设计”等。指出工作的种类,复杂程度,需任职者具备的具体技能、技巧,应承担的具体责任范围等。一般来说,由于基层工人的工作更为具体,其岗位说明书中的描述也更具体、详细。
3、内容可根据岗位分析目的进行调整,可简可繁。
4、为建立企业岗位分析系统,须由企业高层领导、典型职务代表、人力资源管理部门代表、外聘的岗位分析专家与顾问共同组成工作小组或委员会,协同工作,完成此任务。
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- 来自原声例句
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