一个部门的主管首先要明确本部门的职责，也就是明白哪些事是自己部门必须完成的。身为公司的一个有机组成部分，任何部门和个人都有其具体的职责范围，如果没有，则是公司管理制度的问题。
部门的职责可以简单的分为内部和外部两大块。外部职责主要是接收公司其它部门传递进来的任务以及反馈回相应的信息，另外也包括向其它部门人员传递任务。内部职责主要是指接收到外部的任务后，内部人员相互协作共同达成目标。
其实个人与部门的任务职责也是相似的，与外部衔接及反馈，自身完成接收到的工作。 对于一个部门主管而言，在准备任务时要清楚需要哪些资源（人力，物力，财力），部门及公司内外哪些资源是可以使用的，该如何优化分配这些资源，以期更好的达成目标。清楚内部每个成员的工作能力及特点，适当分配各自的任务模块。清楚项目的财政预算，合理分配各个任务模块的资金。清楚物品的数量及规格，合理调配。
部门主管还应对整体的项目进程进行跟踪，还须有能力解决各个环节遇到的问题。
主管还应合理分配各员工所得的利益。平衡各自的劳动及收入。员工关心的两大问题是待遇及自身价值能否实现。
利益分配与员工激励有时是相混的。对于员工的激励一般有两种，物质的和精神的。物质的提待遇，精神的指各种表扬，晋升等。激励也会两种，正向和反向的。即在物质上有加薪及减薪来提高员工的主动或是被动积极性。精神上则是表扬与批评，升与降。
一个公司的高层负责制定战略，中下层则负责提供决策建议并保证公司战略的准确实施。