随着公司逐步成为公众公司，在运营管理、内部控制和法规遵从方面的要求也越来越高。按照SOX的要求，所有可能最终涉及财务报告的内部资料均需存档以备核查，因此，公司的邮件消息需要有完整、可靠的存档，并在需要时可迅速查询。 SOX和SEC都详细制定了关于邮件保存的规定，所有记录包括电子邮件以及其他电子记录，必须保留5年或7年以上，同时要求在规定时间内完成高速检索。利用邮件作为法庭证据的趋势日益增强，意味着企业必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。无法提供所需的电子邮件记录(或由竞争对手来提供这些记录)会带来严重处罚。即使不被法规限定要求的公司，也应该持续保留电子邮件记录，可协助用于证明无罪或证明涉案，甚至是商业合同纠纷这样的一般诉讼也可由此取证。因此，必须尽快确定邮件存档和调阅的技术方案和管理制度。