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预付账款是指企业按照购货合同的规定,预先以货币资金或货币等价物支付供应单位的款项。在日常核算中,预付账款按实际付出的金额入帐,如预付的材料、商品采购货款、必须预先发放的在以后收回的农副产品预购定金等。对购货企业来说,预付账款是一项流动资产。预付账款一般包括预付的货款、预付的购货定金。施工企业的预付账款主要包括预付工程款、预付备料款等。

定义

预付账款指买卖双方协议商定,由购货方预先支付一部分货款给供应方而发生的一项债权。预付账款一般包括预付的货款、预付的购货定金。施工企业的预付账款主要包括预付工程款、预付备料款等。预付账款是预先付给供货方客户的款项,也是公司债权的组成部分。
作为流动资产,预付账款不是用货币抵偿的,而是要求企业在短期内以某种商品、提供劳务或服务来抵偿。借方登记企业向供货商预付的货款,贷方登记企业收到所购物品应结转的预付货款,期末借方余额反映企业向供货单位预付而尚未发出货物的预付货款;本科目期末借方余额,反映企业预付的款项;期末如为贷方余额,反映企业尚未补货和获得劳务的款项。
预付账款属于会计要素中的资产,通俗点就是暂存别处的钱,在没有发生交易之前,钱还是你的,所以是资产。

账务处理

企业应设置“预付账款”会计科目,核算企业按照购货合同规定预付给供应单位的款项。
(1)企业因购货而预付的款项,借记“预付账款”科目,贷记“银行存款”科目。
(2)收到所购物资时,根据发票账单等列明应计入购入物资成本的金额,借记“物资采购”或“原材料”、“库存商品”等科目,按专用发票上注明的增值税额,借记“应交税金应交增值税进项税额)”科目,按应付金额,贷记“预付账款”科目。
(3)补付的款项,借记“预付账款”科目,贷记“银行存款”科目;
(4)退回多付的款项,借记“银行存款”科目,贷记“预付账款”科目。
预付款项情况不多的企业,也可以将预付的款项直接记入“应付账款”科目的借方,不设置“预付账款”科目。
企业的预付账款,如有确凿证据表明其不符合预付账款性质,或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的,应将原计入预付账款的金额转入其他应收款。企业应按预计不能收到所购货物的预付账款账面余额,借记“其他应收款——预付账款转入”科目,贷记“预付账款”科目。
除转入“其他应收款”科目的预付账款外,其他预付账款不得计提坏账准备
“预付账款”科目应按供应单位设置明细账,进行明细核算
“预付账款”科目期末借方余额,反映企业实际预付的款项;期末如为贷方余额,反映企业尚未补付的款项。

会计处理

“预付账款”账户用于核算企业按照合同规定向购货单
预付账款

预付账款

位预付的款项。“预付账款”账户下应按购货单位设置明细账,进行明细核算。预付账款情况不多的企业,也可以将预付的款项直接记入“应付账款”的借方。
在预付货款业务不多的企业,也可以通过“应付账款”科目核算预付账款业务。企业在预付时借记“应付账款”科目,收到采购的商品后再予冲销。但是,在这种处理方法下,“应付账款”的某些明细账户可能会出现借方余额。在期末,应付账款明细账的借方余额应在资产负债表中列作资产项目,而各明细账的贷方余额才列为负债。
预付账款业务较多的企业,需要为每一个客户设置明细账,列明预付日期、采购商品的规格及数量、预付金额、到货日期及注销日期等。
企业的预付账款不得计提坏账准备。但是,如果有确凿的证据表明企业预付账款的性质已经发生改变,或者因供货单位破产、撤销等原因已经无望再收到所购货物的,应将原计入预付账款的金额转入其他应收款,并按规定计提坏账准备

注意问题

防止利用预付账款作为“中转站”
按规定,企业的预付款业务必须以有效合法的供应合同为基础,而实际工作中有的企业的预付款业务根本无对应的合同,而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥,为他人进行非法结算,将所得回扣佣金据为已有;或利用该项业务转移资金,隐匿收入、私设“小金库”或私分。
如甲企业本与乙企业无任何业务往来,但甲企业的负责人与乙企业的财务主管有亲戚关系,于是,甲企业以收取一定“使用费”为条件,在审计人员函证中证明该企业收到乙企业的预付款,给审计人员的工作制造了很大的障碍,使甲、乙两企业的会计核算失去了真实性。
防止利用预付账款作为“回收站”
在许多企业中,“预付账款”账户就发挥着“回收站”的作用,企业销售商品,不确认收入,而是暂时存放在“预付账款”账户中,作为预付款,日后,再作相反会计分录,视同退款。这样的后果就是企业可以偷逃收入、偷逃税金、隐匿收入。
将不属于预收账款核算的事项列入预收账款
如企业将本应记入“其他业务收入”、“营业外收入”科目的事项记入“预收账款”科目,从而达到逃避缴纳流转税和所得税的目的。检查时应审阅预收账款明细账贷方发生额,如果摘要记录不详,需通过账户记录找出该笔业务的记账凭证原始凭证,看证证是否相符。
将应记入收入的直接交款记入预收账款
会计制度规定,交款提货销售在收到货款并将发票账单和提货单交给买方后确认收入。检查时对每笔预收账款明细账贷方发生额,应要求企业出具相应的合同,以核实发生预收账款的原因;并结合对企业发生预收账款时的发货业务,检查库存商品明细账或提货单,核实企业是否发生交款提货销售业务,有无将本应确认为收入的事项作为预收账款处理。
私营公司预付账款的核算
私营公司应设置“预付账款”账户对预付货款进行会计核算。企业对供货方预付货款时,应借记“预付账款”科目,以后收到预购的材料或商品时,则贷记“预付账款”科目。
工业企业预付账款的核算
1、企业预付货款
借:预付帐款
贷:银行存款
预付账款

预付账款

2、收到所购物品,根据发票帐单等列明的金额
借:材料采购
贷:预付帐款
3、补付的货款
借:预付帐款
4、退回多付的货款
借:银行存款
贷:预付帐款
若私营公司预付货款情况不多,也可将预付的货款直接记入“应付账款”科目的借方,预付货款时,借记“应付账款”科目,贷记“银行存款”科目,收到材料或商品时再予以转销。若期末编制资产负债表时,“应付账款”所属明细科目有借方余额的,应将这部分借方余额在资产负债表的资产方列示。
核算异常情况
新《企业会计准则》附录《会计科目和主要账务处理》规定,“预付账款”科目用来核
预付账款

预付账款

算企业按照合同约定预付的款项。企业可按供货单位进行明细核算。该科目期末一般为借方余额,反映企业预付的款项,如为贷方余额,则反映企业尚未补付的款项。
在日常会计核算中,该科目与税收有关联的事项较少,主要为预付购货款后在收到货物时可能涉及的对增值税进项税的处理,但由于对增值税进项税扣除的管理非常严格,所以,该事项出现偷税的可能性较低。但值得注意的是,正是由于该科目涉税事项较少,使得许多检查人员不重视对预付账款的检查,往往使该账户成为企业账内“飞过海”及隐匿利润的防空洞,本文介绍的案例就属于这方面的问题。

审计

析预付账款账龄及余额构成,根据审计策略选择大额或异常的预付账款重要项目(包括零余额账户),函证其余额是否正确。
结合应付账款明细账抽查入库记录,查核有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付账款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。
分析预付账款明细账余额,对于出现贷方余额的项目,应查明原因,必要的建议进行重新分类调整。
对于用非记账本位币结算的预付账款,检查其采用的折算汇率汇兑损益处理的正确性。
检查预付账款长期挂账的原因。
检查预付账款是否在资产负债表上恰当披露。如果被审计单位是上市公司,则其会计报表附注通常应披露预付账款账龄分析、欠款金额较大单位的名称、期末数额、欠款时间、欠款原因,以及持有5%(含5%)以上股份的股东单位账款等情况。

使用与管理

一、“预付账款”科目错用的形式和原因
企业在日常核算过程中,基于主观故意和客观原因,有时会误用“预付账款”科目或利用该科目隐瞒利润推迟纳税、偷逃企业所得税,一般来说有以下几种情形:
(一)购置机器设备、购建厂房的预付款或预付在建工程款等误记入“预付账款”。在实际会计核算中,企业发生的购置机器设备、购建厂房的预付款或预付在建工程款等业务,不少会计人员不知道将其列入“预付账款”还是“在建工程”或“工程物资”科目,认为只要是预付的各种款项均应在“预付账款”科目列支,没有正确理解预付账款的性质。
《企业会计制度》规定,预付账款科目是流动资产类科目,用来核算企业购入存货时形成的预付款。而上述购建设备、厂房的预付款或预付在建工程款属于固定资产类核算的对象,不应在“预付账款”科目核算,而在“工程物资”或“在建工程”科目核算。
(二)职工借支而预付的材料款误记入“其他应收款”科目。企业采购人员借支去采购材料等货物需要先付款,财务部门只有采购人员的借条,发票在当月收不到,也无供货企业的收据,会计人员做账时误用“其他应收款”科目核算预付材料款。一般来说,和主营无关的业务可以用其他应收款核算,而预付账款的核算内容是和主营业务有关的项目,如采购材料,需要有合同。所以,职工借支预付的材料款应记入“预付账款”。
(三)资产负债表中的预付账款项目填列可能不正确。会计期末会计人员编制资产负债表时,容易将应付账款和预付账款合并计算出错。如:将“预付账款”总分类账户的期末余额直接填列在资产负债表的“预付账款”项目中,这样计算不一定正确。因为,总分类账户等于所属各个明细分类账户余额之和。这种错误源于会计人员没有考虑预付账款总分类账中可能含有应付账款明细数额。
实际上,预付账款与应付账款是对应的。需要注意的是,只有在期末编制资产负债表时,预付账款项目年末数=应付账款的某笔明细账户借方余额+预付账款的借方余额,而账薄记录不变。
(四)房地产开发企业对预付工程款和预付的土地使用权款,误用“在建工程”科目核算。在房地产开发企业日常核算中,个别会计人员把预付工程款和预付的土地使用权款误用“在建工程”科目核算,原因是没有考虑房地产开发企业的特殊性。我们知道,对于房地产开发企业来说,其开发项目属于存货,其预付工程款和预付的土地使用权款应使用“预付账款”和“开发成本”两个科目进行核算,而不是记入“在建工程”或“工程物资”科目。
(五)预付账款长期挂账,影响损益和税收。对于非房地产开发企业,在企业按购货合同预付货款后,由于供应单位不给开发票,或对方单位可能倒闭,或未倒闭但时间达两年以上,也不可能开发票至企业,会计人员则不对这笔经济业务做账务处理,致使预付账款长期挂账,影响当期损益。正确的处理是:若估计不能收回,则将预付账款转入其他应收款再提取坏账准备。
究其原因是主观故意所致。企业借口存在一些业务技术上的问题待处理,而不结转销售和成本,企业将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等记入预付账款,掩盖已实现的利润,影响当期损益,推迟纳税或达到偷逃企业所得税的目的。虽然这是个案,但具有一定的代表性。
二、加强企业预付账款管理的举措
以上列举了预付账款在企业实际核算中可能发生错误的5种情形。为了规范预付账款的使用,使企业提供的财务信息真实可靠,必须对企业的预付账款加强管理。
(一)建立健全预付账款管理的相关制度
1.建立健全预付账款管理责任制度。财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作,材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作。供应部门负责预付账款的清查催收工作。
2.建立预付账款的控制制度。为了从严控制预付账款的发生,节约货币资金的支出,供应部门要按照经过部门主任、总会计师审批后的购货合同的条款,办理预付账款支付手续,未签购货合同的,不得付款。外委工程不准发生预付账款。
3.建立预付账款台账管理制度。财务部门与客户协商,要求客户建立预付账款台账,详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。同时,将购货合同、签证单和台账一同保管,形成完整档案。
4.建立健全预付账款清理责任制度。供应部门经办人要按购货合同规定的时间,组织交货,验收入库,并在7日内报销。如超过报销期限,超期的款额按每天预付金额的千分之三收取资金占用费。财务部门对所发生的预付账款,如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质,或因供货单位破产、撤消等已无望再收回所购货物的,应将其转入其他应收款。每年年终,要组织专人全面清查预付账款,与对方核对清楚,并取得对方签章,做到债权明确,账实、账账相符。
5.建立会计人员培训制度。会计人员要不断接受继续教育,熟练系统地掌握会计理论知识和预付账款的运用,不做错账。
(二)建议财务负责人和内部审计部门定期检查预付账款的使用情况
1.对预付账款进行分析性复核;对大额异常项目进行调查。
2.对期末预付账款余额与上期期末余额进行比较,解释其波动原因。
3.检查预付账款是否存在贷方余额;如有应查明原因,必要时重作分类调整。
4.检查预付账款长期挂账的原因。注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在应付账款和预付账款中同时挂账的情况。
5.企业是否将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入记入预付账款,截留各种收入,推迟纳税或达到偷税的目的;审阅预付账款明细账,从摘要、对应账户的记录中发现线索,再进一步查阅记账凭证和原始凭证等相关资料。
6.企业是否利用预付账款业务往来搭桥,为他人进行非法结算活动,以此获取回扣或转移资金,予以贪污、挪用及私设“小金库”;审查预付账款业务合同是否真实合法,有无以虚假或不合理合同串通作弊,虚列预付账款。
7.是否利用预付账款列支非法支出;查证预付账款明细账的账龄长短及相关的凭证,如账龄过长,则有利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。
8.对长期未收到货物的预付账款,可向供货单位进行查询。
综上所述,对预付账款正确使用和加强管理,可以将误用或错用预付账款造成的损失及舞弊现象消灭在萌芽之中,为企业提供真实可靠的财务信息。

业务流程

第一步:采购提出预付款申请。
采购员在遇到需要预付款的时候,会提出预付款申请。因为财务管理系统是一个单独的系统,没有跟进销存系统进行结合。所以,这个预付款申请的话,需要采购手动提出。
一般采购员会填写一张预付款申请单,有相关领导签字确认以后,拿到财务,让财务人员付款。财务人员看到这张预付款申请单的时候,在系统中输入相关的单据内容,并进行付款。
在系统中操作的时候,要注意两个问题。
一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行区别,在财务管理系统中,一般为预付款业务设置了一个特殊的的单据,即“预付款单据”。这个单据跟其他单据的区别在于,系统在开立普通付款单的时候,会去查询这个预付款单据,看看有没有未结账的预付款单,若有的话,则会提示用户。其实,从财务管理上来说,预付款跟其他付款也有一定的区别。因为预付款是其他的资产,而不是负债。所以,无论从实际操作上来考虑,还是从财务理论上来说,把两者进行分开都是非常有必要的。有些财务管理系统,在单据上不做区别,但是,会有一个付款类型字段来进行分类。道理也是一样的。
二是最好在注明具体的采购定单号。因为财务管理系统没有跟其他的系统相关联,所以,预付款单只能够财务部门自己开立。在这开立的过程中,要注意写明具体的采购定单号码。这主要是为了后续冲销作业的方便。因为在冲销的过程中,一般都是要对应到具体的采购定单上,而不是只要供应商对,什么采购定单都可以冲销的。若在这里注明采购定单的话,那在冲销业务的时候,就可以一目了然的知道,这张预付款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时候,就会非常的方便。
最后,还要注意一点,就是这张预付款单据的冲销状态。刚开立预付款单据的时候,这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一般不能手工维护,而是根据下面的冲销业务进行自动的更新。
第二步:付款单录入。
到了实际付款的时候,采购人员在填写付款申请的时候,一般会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预付款单的话,也会附上预付款单据。这里要注意一点,就是发票的问题。现在大部分企业的操作习惯是,供应商在收到预付款的时候一般不开发票,而是要等到货款结清的话,一次性开发票。当然,具体如何操作,还是要企业跟供应商之间进行协商。若有多张发票的时候,为了后续稽核的方便,则要在发票管理中或者付款单中输入多张发票号码。
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