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董事会秘书是对外负责公司信息披露事宜,对内负责筹备董事会会议和股东大会,并负责会议的记录和会议文件、记录的保管等事宜的公司高级管理人员,董事会秘书对董事会负责。

简介

董事会秘书是指掌管董事会文书并协助董事会成员处理日常事务的人员。董事会秘书是上市公司的高级管理人员,承担法律、行政法规以及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务,享有相应的工作职权,并获取相应的报酬。
董事会秘书应该具备一定的专业知识,这是董事会秘书的职业所必须的。不仅要掌握公司法证券法、上市规则等有关法律法规,还要熟悉公司章程、信息披露规则,掌握财务及行政管理方面的有关知识。

主要职责

一是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管,即按照法定程序筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料;负责保管公司股东名册、董事名册,大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,股东大会、董事会会议文件和会议记录等。
二是负责公司股东资料的管理,如股东名册等资料的管理。
三是负责办理信息披露事务。如督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,按照有关规定向有关机构定期报告和临时报告;负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施。

作用

董事会秘书制度的运用,其价值在于对公司治理有着重要的作用。就公司内部治理而言,董事会秘书具有广泛地涉及公司内部运作程序的职权。公司程序性和辅助性事务的集中行使改变了公司权力分散于单个机关或个人行使的不利局面,使得公司董事等经营人员能够将更多的精力投入到公司经营中去,使得公司信息沟通和决策执行的渠道更为畅通,从而提高了公司的运作效率,促进了公司的运作规范。同时,权力的集中行使也使得董事会秘书成为公司大量具体经营活动的直接经手人和见证人,对公司经营管理人员的权力具有制约的作用,保护了投资者的合法权益,实现了股东利益的安全。再就外部治理而言,董事会秘书作为公司机关,代表公司与公司登记机关和监督机关进行沟通,使得与公司相关主体的知情权得以保障。因此,新修订的公司法明确地确立了董事会秘书制度,改变了以往对董事会秘书制度立法的分散性、地方性和法律效力层次过低的弊端,与旧法相比是一大进步。但同时,我们也应当看到该法条的粗糙与简单,很多更为具体的内容被留待往后条件成熟时再进行规范,这也符合学术探索和司法实践的规律,体现了立法者的审慎态度。

产生罢免

董事会秘书的产生必须严格遵循确定、公告、备案3个程序。
“确定”,是指董事会秘书人选的确定必须经董事长提名,董事会聘任,并向股东大会报告。董事长只有提名权,董事会才有聘任权,而股东大会则拥有否决权。可见,董事会秘书必须具有较好的自身素养,并在企业高层范围内为人们所认同。
公告”,即必须将已确定的董事会秘书人选通过公共传播媒介向社会公众披露,从而使他能以一种法定身份活跃于经济舞台。这种法定身份包含有3层含意:一是向社会公告他拥有所在的上市公司发言人的权力,他的正式言论代表该上市公司;二是向社会公告他是股市内幕的知情人,不得参加股市交易或操纵股市交易;三是提醒社会各方面对其进行监督。
备案”,是表示要将董事会秘书的品德、工作能力及表现,履历、学历证明、相关工作经历,由证券交易所颁发的董事会秘书培训证书、董事会出具的聘任书、通讯方式,及董事会秘书的合格替任人报中国证监会、地方证券管理部门和证券交易所备案。这也为董事会秘书行使职权提供了保障。
董事会秘书的罢免程序也十分严格,按照有关文件规定:凡在执行职务时,因个人行为造成重大错误或失误,给公司和投资造成重大损失或违反法律、法规、公司章程及证券交易所的规章制度,造成严重后果和恶劣影响,或主管部门和证券交易所认为不具备继续出任董事会秘书条件的,则由董事会终止对其聘任,并以书面形式报告中国证监会、地方证监会和证券交易所,认定其不得担任其他公司董事会秘书,并通过公共传播媒介向社会公众披露。对解聘处罚不服的,可以向中国证监会、地方证管部门申诉。

职业风险

董事会秘书的职业风险主要来自于以下两个方面:
首先,董事会秘书的职业风险来自于公司的外部。
董事会秘书在中国有关法律、法规上的认同,最早起源于国务院根据《公司法》第85条及155条颁布的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》,该规定第15条明确了董事会秘书为公司的高级管理人员。而后国务院证券委、国家体改委颁布的《到境外上市公司章程必备条款》以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》,特别是上海和深圳证券交易所的《股票上市规则》中有关章节都确定了董事会秘书这一职位,并规定相应的职责和作用。
董事会秘书是公司的高级管理人员,承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务,享有相应的工作职权,并获取相应的报酬。
事实上,由于上市公司的规模、领导层的认识、企业文化的不同及董事会秘书本身素质的差异,往往造成董事会秘书执行有关职责时,在承担责任、工作标准、工作职权及相应报酬等方面存在较大的差异。造成这种现象的主要原因,是由于在有关规定中对董事会秘书有严格的任职资格及任免程序,有较明确的职权范围,但对董事会秘书承担什么样的责任界定不够清晰,对如何保证董事会秘书行使其职权,则表述较少,由此造成了董事会秘书在行使职权时的不确定性。
从另一个方面考虑,董事会秘书的职权主要反映在与交易所的联络、协调和组织上市公司信息披露事宜、与投资者及新闻媒体的联络、董事会内部的管理等方面。是处在公司与外界的交汇点,也是公司与外界矛盾的交汇点。目前我国证券市场处在发展时期,有关法律、法规还在不断地建立和健全,由此也造成董事会秘书在行使职权中的困惑。而一旦出现问题,董事会秘书首当其中,必然要负有关责任。
第二,董事会秘书的职业风险来自于公司内部。
由于中国证券市场的特殊性,上市公司中大部分是由国有企业改制而成的。而这些公司在完成上市筹集资金之后,很多管理思路及管理办法还没有真正适应证券市场的要求,也就是说改制滞后。
可以想像,如果上市公司的董事会对上市公司的规范化运作没有足够的认识,对董事会秘书的作用也不会有充分的认同。可能出现两个方面的问题:一方面,将公司上市之后的多出来的工作交给董事会秘书去做,但是并没有在机构设置、工作人员配备、管理制度方面给予配合。而当董事会秘书对公司董事会的一些做法提出疑义时,往往得不到理解;另一方面,公司对董事会秘书寄予较大的期望,由于董事会秘书自身素质等原因造成不胜任董事会秘书工作,而产生公司董事会对董事会秘书工作的不信任感。无论出现哪一种情况,董事会秘书的工作都处于一种被动的尴尬局面。
董事会秘书的职业风险最终将反映在承担有关法律责任,受到董事会的解聘等处罚上。

风险防范

从个人角度来说,董事会秘书职业风险可以从以下几个方面防范:
1、具备专业知识,提供专业意见。
只有这样,才能有效的行使董事会秘书的职责,对董事会提供全面的专业意见,保障公司规范化运作,从而确立董事会秘书在公司的地位及作用。
2、遵守职业操守,履行专业职能。
董事会秘书应当遵守公司章程,承担高级管理人员的有关法律责任,对公司负有诚信和勤勉义务,不得利用职权为自己或他人谋取利益。董事会秘书作为专业人士,遵守职业操守,保持个人的品格和地位是履行专业职能的首要条件。
董事会秘书作为公司的高级管理人员,知道很多公司在决策与投资方面的安排,保守公司的秘密,避免公司对股价有影响的消息通过非正常的渠道传播。当得知公司作出或者可能作出违反有关法律、法规的决议时,应及时提醒公司有关人员,并拿出解决问题的办法。这样做一方面可以提升公司董事会对董事会秘书的信任程度,另一方面也能有效的防范风险。
董事会秘书也有权行使如下职责:
协助董事会依法行使职权,在董事会违反法律法规、公司章程及证券交易所有关规定作出决议时,及时提出异议,如董事会坚持作出上述决议,应当把情况记载在会议纪要上,并将会议纪要马上提交上市公司全体董事和监事。
协助董事及经理在行使职权时切实履行境内外法律、法规、公司章程及其他有关规定。在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时,有义务及时提醒,并有权如实向中国证监会及其他监管机构反映情况。
3、 积累工作经验,提高工作质量。
董事会秘书在工作实践中,积累出了不少好的经验,这些经验都有利于董事会秘书有效的防范风险。
注重工作方法,对董事一视同仁,提供同等专业意见,与董事保持良好的关系,提高董事对董事会秘书的信任程度。争取董事会成员对董事会秘书工作的理解和支持,建立良好的工作环境。
提高工作技巧,对董事会的议案要事先提出专业意见,在有可能违反有关法律、法规时,在会前要表明自己的观点,协助董事会在不违反有关法律、法规的前提下,提出解决问题的方案。不要等到董事会议上提出反对意见,避免在董事会议上引起争议。如需要请专业会计师或专业律师提供意见时,应在会前安排专业人士到场。

相关条文

我国2005年10月27日修改的公司法(2006年1月1日起施行)中,第124条明确规定,上市公司设董事会秘书,负责公司股东大会和董事会会议的筹备,文件保管以及公司股东资料的管理,办理信息披露事务等事宜
董事会秘书在中国得到有关法律、法规上的认同,最早起源于国务院根据《公司法》第85条及155条而制定的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》(1994),该规定第15条明确了董事会秘书为公司的高级管理人员。而后,国务院证券委员会、国家经济体制改革委员会颁布的《到境外上市公司章程必备条款》(1994),以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》(1997)中,都进一步重申了董事会秘书属于公司的高级管理人员。特别是《上海证券交易所股票上市规则》(2012)和《深圳证券交易所股票上市规则》(2012)中有关章节都明确了董事会秘书这一职位,要求“上市公司应当设立董事会秘书,董事会秘书为上市公司的高级管理人员,对董事会负责”,并规定了相应的职责和作用。
《深圳证券交易所股票上市规则》(2012)
第二节 董事会秘书
3.2.1 公司应当设立由董事会秘书负责管理的信息披露事务部门。
3.2.2 董事会秘书对上市公司和董事会负责,履行如下职责:
(一) 负责公司信息披露事务,协调公司信息披露工作,组织制订公司信息披露事务管理制度,督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定;
(二) 负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作,协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;
(三) 组织筹备董事会会议和股东大会,参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议,
负责董事会会议记录工作并签字;
(四)负责公司信息披露的保密工作
,在未公开重大信息出现泄露时,及时向本所报告并公告;
(五)关注媒体报道并主动求证真实情况,督促董事会及时回复本所所有问询;
(六)组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本规则及相关规定的培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务;
(七)督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、本规则、本所其他相关规定及公司章程,切实履行其所作出的承诺;在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时,应当予以提醒并立即如实地向本所报告;
(八)《公司法》、《证券法》、中国证监会和本所要求履行的其他职责。
3.2.3 上市公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方面的工作。 董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况。 董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时,可以直接向本所报
告。
3.2.4 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识,具有良好的职业道德和个人品德,并取得本所颁发的董事会秘书资格证书。有下列情形之一的人士不得担任上市公司董事会秘书:
(一) 有《公司法》第一百四十七条规定情形之一的;
(二) 受到中国证监会一次行政处罚未满三年的;
(三) 受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评的;
(四) 本公司现任监事;
(五) 本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
3.2.5 上市公司应当在首次公开发行股票上市后三个月内或者原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
3.2.6 上市公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会议召开五个交易日之前将该董事会秘书的有关材料报送本所,本所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的,董事会可以聘任。
3.2.7 上市公司聘任董事会秘书之前应当向本所报送下列资料:
(一) 董事会推荐书,包括被推荐人符合本规则任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容;
(二) 被推荐人的个人简历、学历证明(复印件);
(三) 被推荐人取得的董事会秘书资格证书(复印件)。
3.2.8 上市公司在聘任董事会秘书的同时,还应当聘任证券事务代表,协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时,由证券事务代表行使其权利并履行其职责。 证券事务代表应当参加本所组织的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资
格证书。
3.2.9 上市公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告并向本所提交下列资料:
(一) 董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议;
(二) 董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等;
(三) 公司董事长的通讯方式,包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。
上述有关通讯方式的资料发生变更时,公司应当及时向本所提交变更后的资料。
3.2.10 上市公司解聘董事会秘书应当具有充分理由,不得无故将其解聘。
3.2.11 董事会秘书有下列情形之一的,上市公司应当自事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书:
(一) 出现本规则3.2.4 条所规定情形之一的;
(二) 连续三个月以上不能履行职责的;
(三) 在履行职责时出现重大错误或者疏漏,给投资者造成重大损失的;
(四) 违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、本规则、本所其他相关规定或者公司章程,给投资者造成重大损失的。
3.2.12 上市公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议,要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止,但涉及公司违法违规的信息除外。 董事会秘书离任前,应当接受董事会、监事会的离任审查,在公司监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理或者待办理事项。
3.2.13 上市公司董事会秘书空缺期间,董事会应当指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责,并报本所备案,同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前,由董事长代行董事会秘书职责。 董事会秘书空缺期间超过三个月之后,董事长应当代行董事会秘书职责,直至公司正式聘任董事会秘书。
3.2.14 上市公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加本所组织的董事会秘书后续培训。
3.2.15 上市公司在履行信息披露义务时,应当指派董事会秘书、证券事务代表或者本规则3.2.13条规定代行董事会秘书职责的人员负责与本所联系,办理信息披露与股权管理事务。
《上海证券交易所股票上市规则》(2012)
第一节
3.2.1 上市公司应当设立董事会秘书,作为公司与本所之间的指定联络人。
公司应当设立由董事会秘书负责管理的信息披露事务部门。
3.2.2 董事会秘书应当对上市公司和董事会负责,履行如下职责:
(一)负责公司信息对外公布,协调公司信息披露事务,组织制定公司信息披露事务管理制度,督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定;
(二)负责投资者关系管理,协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;
(三)组织筹备董事会会议和股东大会会议,参加股东大会会议、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议,
负责董事会会议记录工作并签字;
(四)负责公司信息披露的保密工作
,在未公开重大信息泄露时,及时向本所报告并披露;
(五)关注媒体报道并主动求证报道的真实性,督促公司董事会及时回复本所问询;
(六)组织公司董事、监事和高级管理人员进行相关法律、行政法规、本规则及相关规定的培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的职责;
(七)知悉公司董事、监事和高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程时,或者公司作出或可能作出违反相关规定的决策时,应当提醒相关人员,并立即向本所报告;
(八)负责公司股权管理事务,保管公司董事、监事、高级管理人员、控股股东及其董事、监事、高级管理人员持有本公司股份的资料,并负责披露公司董事、监事、高级管理人员持股变动情况;
(九)《公司法》、中国证监会和本所要求履行的其他职责。
3.2.3 上市公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责,有权了解公司的财务和经营情况,参加涉及信息披露的有关会议,查阅涉及信息披露的所有文件,并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时,可以直接向本所报告。
3.2.4 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识,具有良好的职业道德和个人品质,并取得本所颁发的董事会秘书培训合格证书。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书:
(一)《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形;
(二)受到过中国证监会的行政处罚;
(三)受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评;
(四)本公司现任监事;
(五)本所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
3.2.5 上市公司应当在首次公开发行的股票上市后三个月内,或者原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
3.2.6 上市公司应当在聘任董事会秘书的董事会会议召开五个交易日之前,向本所报送下述资料:
(一)董事会推荐书,包括被推荐人(候选人)符合本规则规定的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作表现等内容;
(二)候选人的个人简历和学历证明复印件;
(三)候选人取得的本所颁发的董事会秘书培训合格证书复印件。
本所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的,公司可以召开董事会会议,聘任董事会秘书。
3.2.7 上市公司董事会应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时,证券事务代表应当代为履行职责。在此期间,并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。
证券事务代表应当取得本所颁发的董事会秘书培训合格证书。
3.2.8 上市公司董事会聘任董事会秘书和证券事务代表后,应当及时公告并向本所提交下述资料:
(一)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议;
(二)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等;
(三)公司法定代表人的通讯方式,包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。
上述通讯方式发生变更时,公司应当及时向本所提交变更后的资料。
3.2.9 上市公司解聘董事会秘书应当有充分的理由,不得无故将其解聘。
董事会秘书被解聘或者辞职时,公司应当及时向本所报告,说明原因并公告。
董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况,向本所提交个人陈述报告。
3.2.10董事会秘书具有下列情形之一的,上市公司应当自相关事实发生之日起一个月内将其解聘:
(一)第3.2.4条规定的任何一种情形;
(二)连续三个月以上不能履行职责;
(三)在履行职责时出现重大错误或者疏漏,给投资者造成重大损失;
(四)违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规定和公司章程等,给投资者造成重大损失。
3.2.11 上市公司在聘任董事会秘书时,应当与其签订保密协议,要求董事会秘书承诺在任职期间以及离任后,持续履行保密义务直至有关信息披露为止,但涉及公司违法违规行为的信息不属于前述应当予以保密的范围。
董事会秘书离任前,应当接受董事会和监事会的离任审查,在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。
3.2.12董事会秘书被解聘或者辞职后,在未履行报告和公告义务,或者未完成离任审查、档案移交等手续前,仍应承担董事会秘书的责任。
3.2.13 董事会秘书空缺期间,上市公司应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责,并报本所备案,同时尽快确定董事会秘书的人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前,由公司法定代表人代行董事会秘书职责。
董事会秘书空缺时间超过三个月的,公司法定代表人应当代行董事会秘书职责,直至公司聘任新的董事会秘书。
3.2.15 本所接受董事会秘书、第3.2.13条规定的代行董事会秘书职责的人员或者证券事务代表以上市公司名义办理的信息披露与股权管理事务。
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