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人力资源信息系统是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程,是计算机用于企业人事管理的产物,它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库。

基本简介

人力资源信息系统(图1)

人力资源信息系统(图1)

人力资源信息系统概述(HRIS in general)是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程。“系统”特指为实现特定目标而将各种分散活动组合成合理的、有意义的整体的过程。HRIS是人力资源决策支援系统,可以随时提供人力资源决策所需的各项分析统计资料。人力资源信息系统是计算机用于企业人事管理的产物,它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库
人力资源信息系统的内容:人力资源信息系统的内容包括企业战略、经营目标及常规经营计划信息,企业外部的人力资源供求信息及对这些信息的影响因素,企业现有人力资源的信息。
高度集成化的HRIS总是需要实现一些基本的HR任务:福利管理、培训管理和招聘、人员基本信息、轮班计划、岗位管理、能力评估和一些常规的报表。而更加智能的HRIS应该支持员工自助服务,互动的语音服务(IVR),自动邮件系统和简单的报表设计。烽火猎头专家认为人力资源信息系统是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程。“系统”特指为实现特定目标而将各种分散活动组合成合理的、有意义的整体的过程。HRIS是人力资源决策支援系统,可以随时提供人力资源决策所需的各项分析统计资料。人力资源信息系统是计算机用于企业人事管理的产物,它是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库

规划决策

人力资源信息系统(图2)

人力资源信息系统(图2)

知名猎头烽火猎聘认为在现代企业管理中,为了应付频繁的企业重组及人事变动,企业的管理者可以运用人力资源信息系统,方便地编制本企业的组织结构和人员结构规划方案,通过各种方案在系统中的比较的模拟评估,产生各种方案的结果数据,并通过直观的图形用户界面,为管理者最终决策提供辅助支持,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。除此之外,人力资源规划还可制定职务模型,包括职位要求、升迁路径和培训计划,根据担任该职位员工的资格和条件,系统会提出针对本员工的一系列培训建议,一旦机构改组或职位变动,系统会提出一系列的职位变动和升迁建议。以上规划一旦被确认,现有结构会方便地被替换。

时间管理

根据本国或当地的日历,灵活安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表;对员工加班、作业轮班、员工假期、以及员工作业顶替等作出一套周密的安排;与员工薪资、奖金有关的时间数据会在薪资系统和成本核算中作进一步处理。时间管理作为整体系统中的一个组成部分,而这个系统可以对人力资源管理系统的规划、控制和管理过程提供支持,为行政主管节省了大量时间。

资源体系

人力资源信息系统(图3)

人力资源信息系统(图3)

通讯领域的革命,为商业信息系统的变化起到了催化剂的作用。成熟的Internet/Intranet技术使网络时代的人力资源管理工作提出了全新的挑战。长期以来,人力资源管理一直跟不上技术的发展。如今网络却使这个最贴近员工的部门给人带来力量。许多公司把一些人力资源资料如职位空缺、福利信息等输入企业内部网。人力资源部门并没有停留在用网络向员工单向发布信息上,而是着手创设完善的互动式软件,可以让员工填表,从数据库中获取个人信息、甚至在网络上掂量各种福利项目的长短。人力资源管理在网络时代将赋予全新的思维。必将形成全新的运作模式。
传统的管理模式正受到电子商务的飞速发展的强大冲击,公司将出现一些全新的部门及职位,数据开采中心,顾客服务中心,网络直销中心,物流服务中心,员工关系中心将成为公司的核心部门,由于信息沟通及处理便捷,使得公司管理层次将大大减少,扁平式,矩阵式的组织架构将成为多数公司的组织架构的模式,项目管理小组也更为风行,在线合作将成为工作中最常见也有效的一种工作方式;虚拟经理将成为公司劳动力构成的一部分。

招聘管理

目前,网上招聘已显示出巨大的威力,大多数的公司都能体会到网上招聘的效率,招聘高级人才就要使用猎头招聘了,烽火猎头内部数据显示猎头招聘正在逐步被企业认可和使用。企业可以通过Internet向外界发布招聘信息,应聘者可以根据兴趣选择空缺职位,输入必要的应聘者信息。应聘者申请一经成立,申请人就获得一个个人编号和密码。申请者可以追踪求职申请状况,查询应聘的处理过程。公司可以建立自己的人才资源库,在公司内部网络化的招聘管理系统将大大提高你的效率。网络可以帮你寻找符合你条件的求职者,世界上每个角落的人才也有机会了解你的招聘信息,你可以测评选择你公司的应征者,可以很快得到一份详尽的人才分析报告。在招聘的后台处理系统里,你可以更快得到更多的招聘工作分析报表。

在线评估

由于网络将原来遥远的距离拉近,主管可以很快看到每个来自各地的下属定期递交的工作进行指导及监督。评估及述职也在网络中实现,员工的工作地点已经不是很重要了。只要具备工作条件,他只需按计划去完成工作就可以了,员工的满意度将大大提高。在线评估系统实时录入公司所有员工评估资料,其强大的后台处理功能将出具各种分析报告,为公司的管理改进提供及时的依据。

在线培训

以网络为基线的虚拟学习中心将在一些大公司或专业的机构涌现,在线培训使得学习成为一个实时、全时的过程。公司的培训成本将大大降低,人力资源部更重要的工作将是强调员工要协作学习,自我管理,自我激励,并设计好及时有效的培训评估体系以保证培训的效果。公司将在线教育培训计划分布在网络上,员工均可更自由地选择自己想修的课程。未来网络大学也将提供各种适合社会需要的课程,包括专业为企业而设计的技术及管理课程。

沟通

员工关系
网络使得信息沟通更为直接、广泛、有效/在公司内部网上,可以建有员工的个人主页,可以有BBS论坛,聊天室,建议区,公告栏,经及公司各管理层的邮箱,员工间的沟通、住处及资源的共享使得工作率大大提高。
在内部管理方面,Intranet更加方便了员工交流,他们能够查找其它员工的电话号码、传真号码、房间号码、同事照片和email地址。员工可以通过Intranet随时查询有关他本人的工时出勤记录、工资情况、差旅申请及费用。通过这种自助式服务,雇员甚至可以修改本人的数据,这就意味着人事部门从繁重的、耗时的工作中解放出来,可以把精力集中到更高层的政策性工作中去。
使用HRIS自助服务除了更加简便快捷之外,当然还有成本的问题。但这种节约成本的潜力还不止在运用软件的过程中。虽然还没有确切的数字表明企业内部网为人力资源部门节约了多少费用,但从其它自我服务技术提供的数据中便可见一斑了。比如,药品生产商莫克公司分析了人力资源部门使用信息工作站和互动式语音反馈系统(能提供某些企业内部网功能的各种技术)前后的费用。结果发现,人力资源部门员工亲自处理一项业务要花.96,让他跟踪并改正错误要花8;相比之下,自我服务技术每项业务只需.32。如果错误由出错的员工自己改,改错的费用也可全节省下来。
将人力资源部门的员工从上传下达角色中解脱出来,让他们能放眼更为宏大的事情,如战略规划、企业组织发展等是HRIS自助服务更胜一筹的益处。

管理

由于企业的HR管理往往随着市场和公司自身的不断变化而不断变化, HR的管理越来越需要一种行之有效,性价比最高的管理分析模式或工具来满足这种业已变化的需求。
工作流的自动化管理(Automation work flow)正是满足这种企业管理的需求,同时也彻底改变了人们收集和发布信息的方式,而它也正是优秀的HRIS所应该提供的重要工具之一。
自动化管理的概念
自动化管理主要是为企业每项工作进行流程分析,综合起来即为企业的业务流程,相应的信息流,资金流,以及物流的分析。一般的操作方法为从上至下,先确定好企业的整体目标,然后将目标分解,并分解为完成目标所需做的工作,再配合于相应的部门及人员。每个岗位人员的主要工作内容,工作流程,以及该岗位人员的素质要求。
自动化管理的原则
达成目标为第一原则
员工满意
简化,及时,数据完整,准确
对人力资源产生增值的价值,包括简化培训的投入,减少招聘的支出,减少评估的盲目性
数据信息共享
自动化管理与办公自动化
自动化管理是一个BPR(业务流程重组)的过程
自动化管理是一个简化工作的过程
自动化管理是无纸化办公的前提
自动化管理与培训需求调查以及绩效评估
自动化管理可以发现企业的缺陷与人员的强弱
自动化管理可以衡量每一业务单位的主要绩效
自动化管理的好处
员工增加士气,生产率,和工作满意
人力资源部:减少行政上的负担,注重对全局的有重大意义的工作
随时进行新的工作流
业务部门减少了时间,成本,效率提高
能够发现组织及人员的不足之处,及时纠正
人力资源信息系统的量化指标(System integration)
HRIS量化的指标除了提高员工满意率和员工人均产值等基本的方面以外,在企业的价值链中,人力资源管理起着重要的支持作用,人力资源管理是否为公司的核心业务流程(研发、销售、制造、服务等)提供了资源支持,其价值如何,也是一个重要的评价标准。
HRIS提供可靠的数据给其它的相对独立的系统,同时可以获取相关系统的功能或数据供HRIS使用。这些必要而且有益的工具和方式大大延长了HRIS的寿命,从而改进了工作流程,给用户提供了更多的功能
所谓电子化代理软件是另外一种HRIS于其它系统相结合的典型例子,这些电子化代理软件可以回答电话、处理事务、自动发送邮件从而收集和发布数据。电子化代理软件几乎可以作每件事情:从通过自动邮件作相关提醒到通过IVR收集招聘的信息
对公司所有人力资源数据的开采将成为HRIS的一项主要工作。实时的公司人才知识结构分析,招聘管理分析,评估分析,培训分析。薪资福利系统分析,组织管理水平分析都需要专业的人员去对你的数据库进行开采,更好地挖掘、开发、管理人力资源。你的人力资源不仅仅局限于你公司的员工,而是网络时代的所有人力资源。
相信HRIS并同公司的财务、物流等系统一定会组成高效的、具有高度集成性的企业资源管理系统。
不要实施HRIS,除非您理解您的业务
为了决定你需要什么样的HRIS,你必须首先回答一些基本的问题。如果你不能充分理解你的业务,你就无法真正知道HRIS在哪里可以帮助你。在这样的过程中,你可能需要一个专家或者顾问来帮你理顺你的业务,但首先你必须对自己要诚实。
大多数的HR人员认为他们已经对他们的业务非常了解,其实事实并非如此,尤其是在中小型的企业中。评估目前的业务,理顺业务处理的方式甚至作一些业务处理上的调整将是一个成功的HRIS的关键。

功能

人力资源信息系统(图4)

人力资源信息系统(图4)

人力资源信息系统的功能
为制定发展战略提供人力资源数据。
为人事决策提供信息支持。
为企业管理效果的评估提供反馈信息
为其他有关人力资源活动提供快捷、准确的信息

基础信息

自然状况:性别、年龄、民族、籍贯、健康状况等;
知识状况:文化程度、专业、学位、职称与证书等;
能力状况:表达、操作、管理、人际关系能力、特长等;
阅历及经验:做过的工作、担任的职务及任职时间、调动原因、总体评价等;
心理状况:兴趣、偏好、积极性、心理承受能力等;
工作状况:目前所属部门、岗位、职级绩效及适应性;
收入情况:工资、奖金、津贴及职务外收入;
家庭背景及生活状况:爱人情况及偏好、家庭职业取乡及未来职业生涯设计等;
所在部门使用意图:提、留、调、降;

考虑因素

建立系统首先要进行规划

建立系统首先要进行规划,其中包括使全体人员充分理解人力资源信息系统的概念;考虑人事资料设计和处理的方案;作好系统发展的时间进度安排;建立起各种责任制和规章制度等等。

系统的设计与发展

系统的设计与发展包括:分析现有记录、报告和表格,以确定对人力资源信息系统中数据的要求;确定最终的数据库内容和编码结构;说明用于产生和更新数据的文件保存和计算过程;规定人事报告的要求和格式;决定人力资源信息系统技术档案的结构、形式和内容;确定上计算机的员工工资福利表的格式及内容等要求;确定工资和其他系统与人力资源信息系统的接口要求。

系统的实施

系统的实施,包括:考察目前及以后系统的使用环境以找出潜在问题;检查计算机硬件结构、所用语言和影响系统设计的软件约束条件;确定输入-输出条件要求、运行次数和处理量;提供有关实际处理量、对操作过程的要求、使用者的教育情况及所需设施的资料;设计数据输入文件、事务处理程序和对人力资源信息系统的输入控制。
系统的评价
系统的评价包括:估计改进人事管理的成本;确定关键管理部门人员对信息资料有何特殊要求;确定人们对补充特殊信息的要求;对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议;提出保证机密资料安全的建议。

作用

为人和资源规划建立人事档案

人事档案既可以用来估计目前劳动力的知识、技术、能力、经验和职业抱负,又可用来对未来的人力资源需要进行预测。这两种信息必须互相补充,否则对人力资源规划是无用的。例如:如果不以组织内现有人员状况为基础作出的预测,显然对组织是无用的。并且我们也只有对未来人员的数量、技术及经验等有所了解,方能制定行动规划去解决预计的问题。

通过人事档案对一些概念加以说明

如晋升人选的确定、对特殊项目的工作分配、工作调动、培训;肯定性行动规划和报告、工资奖励计划、职业生涯计划和组织结构分析。这些工作的完成都必须依靠人力资源信息系统。

可以为领导者决策提供各种报告

如用于日常管理的工作性报告:包括岗位空缺情况、新职工招聘情况、辞职情况、退休情况、提升情况和工资情况等。还可以向政府机构和一些指定单位提供规定性的报告和用于组织内部研究的分析性报告,以表明劳动力在各个部门或各管理层次上的性别、种族和年龄分布,按消费水平划分的雇员福利情况,也可表明录用新职工的测验分数与工作绩效考核分数之间统计关系的有效性研究等等。总之,人力资源信息系统,是人力资源管理中的一项基础性工作,它可为决策者提供许多必不可少的决策信息,使管理和决策更加科学化和更符合实际。

关键点

全面分析实施HR信息系统的必要性

首先,企业人员规模的扩充,使得传统意义上的手工处理人力资源事务已经不能充分满足企业快速发展的需要,这时候可以考虑引进HR信息系统;其次,要充分考虑作为企业变革引领者的人力资源部门,其自身内部的各项职责分工是否明确、责任落实到个人、人力资源工作流程是否清晰等,只有把这些问题弄得非常清楚了,后续的HR信息系统的实施工作才有可能顺利向前推进;再次,无论是自行开发HR信息系统,还是引进外部厂商成熟的HR信息系统,都需要根据企业当前需要以及企业今后发展的需要,有选择性的挑选符合本企业特点的HR信息系统中的某几个模块或其全部,如果脱离实际需要而求全求大,在后续的实施和应用阶段中将不可避免的出现难以继续执行和有效应用的现象。

自始至终都需要来自管理层的坚定支持

HR信息系统作为信息化总体战略的一个重要的组成部分,能得到管理者最大限度内的认可与支持,对此项目的顺利实施和成功应用来说非常必要。高层管理者的认同和参与,可以为整个企业提供一个典范;特别是在该项目的初期导入阶段,中层管理者的参与可以为项目的执行提供基本的支持和协助。人力资源已经逐步演变为企业的第一资源,而HR信息系统本身所具有的钢性,使得该系统的实施和应用就必将牵涉到各方的利益,这就更需要来自高层领导的坚定支持,积极协调公司内部各利益主体,最终达成目标一致,共同推动HR信息系统项目的成功实施和有效应用。

以HR部门为主导及时组建项目小组

经过项目前期可行性分析之后,一旦决定要启动HR信息系统的项目实施,就需要及时组建负责该项目实施的项目小组,将有关具体工作落实到项目小组中的每个成员。项目小组的组长一定要由公司高层领导来担任,以正确引导项目实施的方向并协调有关各方的利益;常务副组长由人力资源部门负责人担任,以有效监督、激励、协调项目的实施工作;副组长分别由一名熟悉公司HR工作流程及企业内部工作流程的人力资源工作者和一名公司信息化部门的信息技术骨干担任,HR信息系统是人力资源工作和信息技术的有效结合,需要熟悉基础工作的人作为日常工作的协调人;组员由一名或多名对工作认真、负责的人力资源基层工作者担任,作为系统管理员的身份具体负责该系统的实施工作。同时,作为直线部门战略合作伙伴的人力资源工作,组员中还需要由各直线部门中的HR专员或主管来协调有关具体工作并参与部分的实施工作,以取得直线部门的大力支持。

择优选择符合本企业实际的HR厂商

各HR厂商经过了多年的经验积累,在HR不同的功能模块上具有各自不同的优势,因此,功能最全的系统不一定是最合适的系统。首先,抛开自行开发HR信息系统不谈,我们需要明确的是直接引进外部厂商的软件还是在引进的基础上进行二次开发。目前的HR信息系统软件都有一定的扩展性,因此对于中小企业来说,可以采取直接引进的方式,而对于大型企业来说,则需要在引进的基础上进行二次开发;其次,至于选择国内厂商还是国外厂商的产品,需要看企业的综合实力;另外,选择B/S结构还是C/S结构,一般来讲,网络的发达和充分应用,可以考虑选择B/S结构。具体到各厂商不同软件的选择工作,我们需要向有关厂商发出邀请,明确基本需求的基础上请有关厂商做产品的演示,并请公司内部HR部门的全体工作者来进行评判;在此基础上,对合意的厂商要选择其重点客户进行走访,以进一步了解该厂商软件的实际应用价值;基本的前期考察工作结束后,要进行项目的招投标工作,最后应由公司的项目小组确定最终的厂商,有必要的话,需要由公司高层领导集体决定。

企业和厂商双方积极协调和有效沟通

厂商方的项目小组对自己的软件非常熟悉,同时又具有成熟而丰富的实施经验,而企业方的项目小组对自己的需求、流程定义等都很明确,寻求到双方的结合点就可以顺利推动项目的实施工作。比如,项目实施期内的每周工作进展例会是必不可少的,重大问题出现时要及时协调,以提出有效的解决方案;项目实施前期的数据导入过程中的相互紧密配合,以减少后续数据信息的校对工作;实施方对企业方的项目小组的不断培训是项目获得成功的关键之一;双方的尊重和彼此的理解也是项目得以向前推进的重要影响因素。

争取企业全员的参与和支持

争取企业全员的参与和支持,并在HR内部进行试运行。利用公司内部刊物、网络、会议等宣传渠道,将HR信息系统的概念、应用前景等全面传达给公司各级领导和广大员工,使之产生应用该系统的充足信心;毕竟,系统实施后的应用才是我们实施该系统的目的所在。同时,要利用HR信息系统本身的灵活性,在HR部门内部,用测试帐套对该系统进行全面测试,以减少全面推广应用时的错误和不足之处,并及时改进。

应召开全员动员大会

项目实施后期,应召开全员动员大会。由公司高层领导参加的动员大会必将显示公司对此项目的高度重视,由厂商方进行的全员培训将会正确引导广大员工充分地应用此系统。

不断地修正并完善HR信息系统

在HR信息系统进入正式的运行后,传统手工处理人力资源事务和信息化处理人力资源事务的方式在一段时间内需要同时并存,以有效转换工作方式、方法。系统也将经过一个较为长期的维护过程,逐步发挥系统的规范化、流程化和个性化的特色,经过不断的修正和完善,系统就可步入正轨。先前的系统管理员身份在此时要更加明确,职责更加清晰,并开通系统应用的服务热线即员工客服中心,并由系统管理员来担任负责人,详细解答系统应用中出现的种种问题。值得指出的是,由于HR信息系统是建立在标准业务流程基础之上的,它要求员工个人的习惯服从于企业统一的管理规范,而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯,才能发挥最佳功效。

选择步骤

人力资源信息系统网络结构

人力资源信息系统网络结构

无论是人力资源某项特殊需求的软件解决方案,还是人力资源管理信息系统HRIMS,或是薪资管理系统,都可以按这个程序进行供应商和解决方案的甄选。选择人力资源管理信息系统包括18个单独的步骤。软件系统解决方案的选择其实一直是一个比人们预先估计的更为复杂的过程,而且对公司具有长期影响。它需要人们全面系统地分析所有与系统有关因素,包括技术、人,以及公司的发展政策等。一些步骤看起来是可以被合并或同时进行,但是如果按照这个流程来进行解决方案的甄选,会得到最优的结果。
第1步组建小组
如果你被赋予责任,为你们的人力资源部门选择一个新的软件系统。从哪里开始,大多数的公司会组成一个小组来负责软件系统的选择工作。人们认为组成一个3到7人的小组,来一起完成这个任务是一个好的选择。一般来说,软件系统的选择过程如果能有几个人员参与,那么项目的质量绝对能得到更大的改善或更好的保证。但这个小组应该包括哪些人,其实看看谁是主要使用者就能确定了。
此外,应该从刚一开始就拥有一个拥有丰富IT技术知识的队员,并且科学管理,以防因为成本失控,导致项目的失败。一些大公司可能会有一个独立于项目小组的“系统推进委员会”。推进委员会一般由公司的一些决策者组成,他们负责成本或费用的审核,参与合同的谈判,并且给与项目小组公司高层支持。
第2步制定目标
小组的会议应该从识别和制定人力资源管理系统项目的目标开始。如果在一开始没有设立一套项目目标,将会在评估错误的产品上浪费重要的时间,或者甚至更坏,最后选择了错误的软件系统。这些目标就是:
1、HR管理系统的IT技术战略是什么?
2、需要什么而且你为什么需要它,你需要系统具有什么功能
3、希望通过努力达到什么样的结果?
4、希望通过这个系统改变什么业务流程?新的业务流程应该是什么样的?
5、业务流程对系统有什么样的要求?新的系统对整个业务流程有什么样的支持作用?
识别这些目标,可能需要访问包括高级管理人员,人力资源部门的其他人员,以及各种可能会使用系统的用户,来识别公司对人力资源管理系统的真正需要。
第3步全景
人们在确定了目标之后,人们就对人们想要的系统有了一个全景式的认识。如果正在寻找某个人力资源职能的单独的解决方案,比如职位候选人管理或COBRA管理,那么一定要保证它们能与公司的人力资源管理信息系统整合在一起。当需要考虑其他的系统时,还只是解决一个孤立的问题吗?如果正在选择新的全面解决方案HRIS,它是否能满足所有的特殊化的需要吗,比如,培训记录管理、绩效管理等?考虑单独的解决方案时,应该考虑它是否符合公司的HR的IT技术战略
第4步未来需要
为了保证系统的发展性,人们还必须考虑几年后,人们需要什么样的信息系统?此外,还要考虑几年后可能会有什么特殊的需要,以及这种可能会在什么时候发生?未来还需要这些信息吗?比如员工的身份证明、出生日期,社会保障号码、名字、住址等等。如果真是这样,就必须考虑如何避免重复录入申请信息。准备开始进行人力资源信息系统的网络化工作了,有什么主要的业务流程因为系统的实施而发生了改变,或将要发生改变,员工自助服务系统和经理自助服务系统是否列入考虑。
第5步技术环境
在选择任何一个系统之前,必须识别和确定新系统的技术环境。这个工作将由你的IT专家来负责。一般而言,需要回答的问题如下:寻找的系统是独立的计算机,还是局域网还是INTERNET;这个系统需要在什么样的操作系统上运行,Windows2003,还是Linux等;如果它是一个数据库应用系统,那么数据库系统是SQL,Oracle,还是DB2;如何解决远距离的数据录入和传输;需要不需要WEB支持,如果系统编制语言工具不同,比如用C#或Delphi会造成什么不同吗,IT部门有没有计划在未来几年里在技术平台方面上实施较大的改变。
第6步预算
虽然在和供应商正式洽谈前做预算很困难的,但在与供应商接触之前还是应该先预估自己公司愿意支付的价格。做预算时,非常重要的是把这些成本分做三个部分:软件、(电脑)硬件和实施。软件费用主要包括系统软件的使用权费用,有关数据库的使用权费用,以及软件的升级和维护费用。硬件费用主要包括服务器费用、计算机设备和网络设备费用。实施费用则包括软件安装和调试费用,教育培训费用,数据转换费用,以及供应商或第三方提供给人们的人们需要的咨询费用。
第7步编制说明书
完成前面的6个步骤后,应该为这个新的软件系统,编制一个说明书。这个说明文件应该以人力资源整体IT技术战略开始,列出项目实施的目标,定义人们需要的基本系统的功能,并说明本系统如何与其他系统相互整合和接口,并列出第五步中所提出来的技术问题。这一步是整个选择过程的关键一环。如果你的说明书非常的清晰、准确和定义明确,那么你的选择过程就会非常顺利,否则你就不要开始第七步,应该从头开始再来。
第8步开发或购买
在这一过程中,很多公司还要考虑是组织力量由公司自己开发一个系统,还是在市场上购买一套成熟的系统。这种考虑也许在第二步或第三步的时候就早早考虑了,或者到第十五步或第十六步才开始考虑。人们认为这一步最晚不能晚于第八步,因为这是一个典型的夹杂着情绪的公说公有理婆说婆有理的问题,而且有可能让你纠缠太多精力,甚至使过程失败。一些公司自己开发的人力资源管理系统也非常成功,但更多的公司的努力是失败的。最后,如果你的IT部门拿出了一个自己开发系统的项目计划书,包括进度和预算,那么你必须对对他们的计划再翻一倍之后,才能与市场上的产品来做比较。
第9步发布需求信息
现在已经准备好识别与甄选哪一个供应商或他们的产品能够满足需要了,如何把这种信息传递到供应商那里呢?比简单的是,询问其他公司的同行们,看看他们是否能够推荐一些能够满一般的功能需求的供应商。还有一个途径就是通过互联网发布需求信息
第10步资料初审
正常情况下,会通过发布需求信息,得到一个候选供应商的名单。接下来,就是同他们接洽,并研究他们给你提供的公司和产品介绍。一般而言,供应商提供的产品手册深度并不一样,有的手册只是对自己产品做一些概念性和理念性的描述,有的则非常详尽,包含很多信息。因此,必须保证获得了足够的供应商和产品的资料,以确保选择和甄选系统的需要。这也是一个非常重要的步骤,不应该被忽视或忽略,因为这是一个你缩小选择范围,逼近目标的重要工作
有的供应商很可能在你打电话询问的时候就被删除了,因为他们的产品不能在公司的系统平台上运行,或是因为他们的功能不能满足你的需要。当仔细的讨论和研究了供应商们所提供的产品资料,又能根据他们的技术标准和其他问题,再删减一部分供应商。这里有一个忠告,当和他们联系的时候,许多供应商都约时间面谈,千万不要答应他们,因为你在这一步的时候,还没有准备好和他们见面。应该让他们提供尽可能多的信息。让他们知道,如果对他们感兴趣,进一步同他们联系。
第11步发布项目招标书
可以开始准备一份项目招标书,发给目前的已经缩小了的供应商名单中的所有幸存者。项目招标书也许只有一页,也可能有十页长。这取决于希望供应商们提供有关他们产品的细节的多少。一些小公司会发布一些简单的只有一或二页的需求说明书。需求说明书只有比较少的信息,但更灵活,可以根据指导方针加以调整,以加快这个阶段。大一些的公司或公共部门一般都是用正式的项目招标书。在一个人力资源信息系统的要求中,包括的通用要素有以下几个方面:公司概况介绍;介绍软件的硬件配置,以及能够支持的员工总数;系统的功能介绍;所需要的软件环境与规格;报价(使用权费、培训费和实施费用、以及以后的年度维护费和热线支持费用);实施案例;供应商所提供的产品、服务和支持目录表;合同样本。
做好项目招标书后,把招标书送给侯选供应商,给他们一个合理的准备期,比如三到六周来准备投标。有些供应商可能会提供一个招标书的样本,以便界定需要的系统特征。招标书中应该包括一个标书指导,具体指出供应商们必须说明的一些问题,比如:招标书中的每一个要求,他们的系统都能满足吗?系统的升级版本中是否会仍然包括这些特征?有没有需求需要系统进行再设计的,如果是这样的话,成本会是多少,会引起什么其他问题吗?
必须非常注意你的特殊需要会增加多少成本费用和多少实施中的障碍和困难,对未来的技术支持又有什么样的影响。在进行系统的在设计和改造之前,最好尽最大努力来进行你自己公司的业务流程再造,保证二者之间的匹配。
第12步评估
当所有的标书返回给你的时候,需要有一套评价所有系统的基本标准。一个典型的做法是,编制一个评价表。评价表的的列是自己的对系统要求的每个条目的,行是提供产品的各供应商。然后,就可以为招标书中的每一个条目进行打分(是/否,1,或其他类似的序列数值)。为各个供应商在每一个要求上进行评分,这样就可以找到那些最能够满足你的条件的供应商了。接下来就是向他们联系,并索取系统的测试版本,来进行演示评估了。
第13步测试版本的控制
系统的测试版本一般来说是专门设计,用来显示正式版本系统所具有的功能与特征,以及操作方式等的,通常都有某方面限制的非正式系统。所以,必须注意系统商提供给你的测试版,并加以控制。这是非常重要的一项工作。
如何控制呢,所有的软件供应商一般都会有一个标准的测试版系统,这里不应该接受这个标准测试版。因为,必须紧紧抓住自己的需求。在与供应商会谈之前,应该准备并提供给他们一份详细的对测试版系统的要求文件。这样,供应商就能提供一个满足你要求的测试版,而你就能准确无误地把握你的需求。在测试版演示评估过程中,所有小组成员都应参加。
第14步第二次评估
当完成所有系统测试版的演示评估的工作后,所有的小组成员对每个测试系统都写出了他们满意与不满意的地方。因此,需要一个或更多的供应商向你们提供更多的补充信息,以便下一步工作。当然,还需要考虑价格因素,但需要明白的是这个价格肯定不是最终价格。当供应商的需求了解越多,他们的标价也会越来越准确,可能更高也可能更低。最后,确定两个但不要超过三个供应商来做最后的甄选。需要在晚些时候,要求这些幸运儿再提供更符合要求的测试版系统,来做最后的评估
第15步决策因素
项目小组已经评估过所有的软件系统了,现在是开始决策的时候了。在软件系统的选型中,价格是其中一个但不唯一的决策因素。其他比较显而易见的决策因素还有,对现有系统的兼容性,以及系统本省的功能性。对很多公司而言,实施成本和时间进度也是决策因素。这里,需要注意的是,因为管理团队代表握有最终的投票权,所以必须确保管理团队代表能够参与选择过程
第16步考察案例
现在可以去听取和考察一些实际案例。在听取和考察案例之前,小组应该编制一份需要在考察中解决的问卷。问卷中的问题包括从系统功能性到后续支持等所有你所关心的问题。考察中一定要注意案例中的系统所运行的环境是什么,比如Windows2003,Unix,还是Linux。这将决定该HRMS系统是否是公司的系统环境。
如果知道有那些使用这些系统的用户在同一地区,最好能够拜访他们,看看系统实际运行如何,并听取实际用户的对系统的意见。案例听取和考察之所以最好在第二次演示评估之前做,是因为其中也许会发现一些问题,那么在第二次评估中就能看看是否得到妥善的解决了。
第17步第二次演示测试版
做第一次演示时,就要告知供应商,项目小组可能将会就某些特殊的问题要求进行第二次演示。这些特殊问题是在第一次演示没有解决或在案例考察中发现的问题。同样,要确保管理团队代表参与这个过程。技术代表应该要保证所有的技术问题都能在这次演示中解决。复查系统的核心功能性、报告系统、运行速度、实施进度计划和成本、客户服务情况,以及其他项目小组关心的问题。还需要和供应商们讨论他们报价的每个项目。一次澄清报价中有关问题,和调整的机会。如果没有在第二次演示评估中解决所有疑惑,千万不要厌烦,应该再要求供应商提供第三次,甚至更多的演示评估。
第18步再次评估和选择
所有演示都完成了,所有问题也都得到了回答,于是到了最后的选择时刻了。在做投票之前,再回顾一次第二轮演示中所得到的信息。把这些所有信息与最初的目标和需求做一个比较。
可以做一个评估表,来进行辅助决策,横向的是决策因素,纵向的是每个系统产品。如果前面的步骤都很切实地完成,小组将很容易做出选择。在有些情况下,会发现最后有两个系统都能满足你的需要,那么就可以同这几个公司谈判,来选择最有利于公司的方案--价格、培训、实施等等。项目的每一步都关系到系统选择的成败。
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